PME romandes : Les clés pour réussir votre investissement logiciel

Vous envisagez éventuellement d’investir dans un logiciel informatique pour optimiser certains aspects de votre activité mais vous vous sentez perdu face à la jungle des offres et le jargon informatique abondant.Vous aimeriez pouvoir vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier, le développement de votre business tout en simplifiant vos process et en réduisant vos coûts. Vous vous dites qu’un logiciel spécifique pourrait très certainement répondre à votre besoin, mais vous vous interrogez encore sur les raisons, avantages, coûts pour investir dans ce logiciel. Cet article vous donne les clés pour mieux comprendre les aspects fondamentaux et les choix à entreprendre pour votre transformation digitale.

Pourquoi investir dans un logiciel informatique ?

Il y a certainement dans votre entreprise des processus métiers qui gagneraient à être optimisés et industrialisés grâce aux outils numériques. Peut-être que ces processus n’existent pas encore et que vous souhaitez innover. Vous les avez probablement identifiés et vous avez certainement déjà mis en place certains outils plus ou moins efficaces : classeurs papier, documents Excel partagés, serveurs de fichiers, base de données, etc.

Quelques exemples typiques de processus à digitaliser : imaginons qu’une personne récolte toutes les semaines des données de plusieurs sources différentes, les compile et les repartage avec des partenaires ou des clients. Ne serait-ce pas plus simple d’automatiser le processus, et de mettre à disposition les informations sur un portail accessible aux destinataires ? Un autre exemple typique de processus à digitaliser est celui où plusieurs personnes éditent un fichier Excel contenant de multiples feuilles, des macros et des formules complexes. La digitalisation des feuilles Excel permet de rajouter des fonctionnalités telles que collaboration, versioning (audit), mise en ligne, sécurisation (ségrégation des accès), protection contre les erreurs humaines, scalabilité et utilisation nomade.

Un logiciel (ou application) vous permet de « digitaliser » un processus métier complet, c’est-à-dire industrialiser ou automatiser un aspect plus ou moins large de votre métier ou activité dans un outil accessible depuis les postes informatiques de la société, et si nécessaire à distance par des utilisateurs nomades.

Les avantages de cette démarche sont nombreux : réduire le risque d’erreur, centraliser l’information et donc améliorer son partage entre les collaborateurs, automatiser et ainsi guider l’utilisateur dans la réalisation d’un processus métier, standardiser la façon de créer et de traiter l’information, améliorer la qualité des informations traitées, gagner en efficacité et en temps (et donc réduire les charges), etc.

Qu’est-ce qu’un logiciel « sur-mesure », « spécifique », « open-source », « propriétaire » ? Qu’est-ce qu’un « progiciel » ?

Il existe sur le marché une pléthore de « progiciels », à savoir des produits qui sont immédiatement disponibles pour couvrir de nombreux aspects « standards » de votre activité, tels que la comptabilité, la gestion des stocks, la gestion commerciale (CRM), la bureautique, etc.

Certains de ces progiciels sont dits « propriétaires », c’est-à-dire qu’il est impossible de les modifier ou de les adapter; il faut les acheter et les accepter « en l’état ».

D’autres progiciels sont dits « open-source » (et quasiment toujours gratuits, comme la suite « OpenOffice », par exemple), c’est-à-dire qu’il est possible pour un spécialiste de les modifier et de les adapter librement aux besoins du client.

Un logiciel « sur-mesure » ou « spécifique » est une réalisation qui est soit un progiciel open-source qui a été adapté aux besoins très spécifiques du client, soit un logiciel qui a été développé de manière complètement nouvelle.

Un investissement logiciel doit-il forcément répondre à une problématique complexe ? 

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les seules règles qui existent concernent la taille maximale d’un logiciel. Au-delà d’une certaine complexité, il convient de reconsidérer le processus lui-même afin de ne pas se lancer dans la mise en place d’une potentielle (et coûteuse) usine à gaz. À l’inverse, tout processus, aussi simple soit-il, peut faire l’objet de la mise en place d’un outil informatique : to-do list partagée, boîte à idées, petites annonces, etc. Ce sont les processus eux-mêmes qui ont de l’importance dans votre stratégie de digitalisation, pas leur niveau de complexité.

Mon processus métier est très complexe. Est-ce que cela va forcément coûter cher ?

Le prix du logiciel n’est pas forcément proportionnel à la complexité ou la taille du processus à digitaliser. Comme indiqué précédemment, certains outils peuvent être achetés « en l’état » pour répondre à un besoin standard, d’autres doivent être créés ou adaptés pour répondre à un besoin plus spécifique. Dans le cas d’un besoin défini, il est parfois possible de repartir de la base d’un logiciel open-source qui apporte, par exemple, 60% des fonctionnalités recherchées. L’essentiel des coûts se situe donc dans la réalisation sur-mesure des 40% restants. À l’inverse, il n’existe parfois aucune solution réutilisable et le logiciel doit donc être créé à 100% par les ingénieurs. Les coûts se situent alors principalement dans le temps passé à réaliser ce qui n’existe pas encore sur le marché.

Est-ce que l’Open-Source est moins cher ?

L’adaptation d’un logiciel open-source existant, lorsque cela s’avère possible, vous garantit de pouvoir réutiliser gratuitement un certain nombre de fonctionnalités qui n’auront pas besoin d’être redéveloppées dans la conception du logiciel final. Donc oui, il est généralement moins cher d’utiliser des technologies open-source dans le cadre de la réalisation d’un produit sur-mesure.

Existe-t-il un risque que la réalisation d’un logiciel sur-mesure ne corresponde pas à mes attentes ?

La création d’un logiciel sur-mesure (que ce soit en 100% spécifique ou l’adaptation d’un produit open-source existant) répond à des méthodes d’ingénierie spécifiques. L’idée globale est la suivante : casser « l’effet tunnel », c’est-à-dire rendre le client acteur de la création de son futur logiciel en lui permettant de le valider tout au long de sa réalisation, afin d’éviter toute déception au terme du développement. Ces méthodes aujourd’hui majoritaires ont beaucoup évolué ces 15 dernières années : elles sont qualifiées d’« agiles » et sont associées à de nombreux mots-clés : « scrum », « sprint », « backlog », « itération », etc.

Le besoin global est découpé en de multiples sous-ensembles fonctionnels : leur nombre dépend généralement de la complexité du projet. Chaque sous-ensemble est ensuite considéré comme un mini-projet indépendant qui est réalisé, présenté au client et validé (ou éventuellement reconsidéré). Puis on crée tout le logiciel itérativement en additionnant successivement ces mini-projets de manière à ce que le client participe à la réalisation et la valide au fur et à mesure, fonctionnalité après fonctionnalité.

La réussite du projet se base sur deux facteurs clés : le degré de maîtrise par le prestataire de ces méthodes agiles, ainsi que l’implication du client dans le projet.

Avec ces méthodes dites « agiles », le risque que le logiciel sur-mesure ne corresponde pas aux attentes du client diminue considérablement.

Comment se fait l’analyse de mon processus métier pour le transformer en une fonctionnalité du futur logiciel ?

La première étape de la mise en œuvre d’une méthodologie agile consiste à découper le besoin en sous-ensembles fonctionnels. Ces sous-ensembles sont généralement choisis pour représenter des groupes de fonctionnalités, qui sont le plus possible indépendants les uns des autres. Par exemple : sous-ensemble « catalogue produits », sous-ensemble « tunnel de vente », sous-ensemble « gestion des commandes », etc.

Un membre de l’équipe d’ingénierie, appelé business analyst, s’occupe ensuite d’étudier en détail le fonctionnement de chaque processus : récolte des documents de travail en cours d’utilisation, interview des futurs utilisateurs, recherche des fonctionnalités clés, analyse,…

Toutes les informations ainsi récoltées sont recueillies et détaillées dans un document généralement appelé « spécifications fonctionnelles ». Les fonctionnalités sont souvent enrichies de mockups, de maquettes inertes mais très descriptives des écrans du futur logiciel.

Durant la première phase du projet, ce document ne détaille pas l’intégralité du logiciel mais uniquement la première itération, le fonctionnement du premier sous-ensemble en cours de réalisation. Le document sera ainsi complété au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Lorsque le document a été validé par l’équipe projet côté client, la phase de réalisation peut commencer : les différentes fonctionnalités sont ajoutées à un backlog qui servira de to-do list de réalisation aux ingénieurs.

Le logiciel se construit alors itérativement en répétant ces étapes autant de fois qu’il y a de sous-ensembles de fonctionnalités dans le découpage initial. Il est donc utilisable dès la fin de la première étape. Il n’est pas forcément nécessaire d’attendre la fin du projet.

Quels sont les types de profils qui interviennent dans la réalisation d’un logiciel sur-mesure ?

La réalisation d’un logiciel mobilise de nombreux corps de métiers qui sont, entre autres :

• Le chef de projet : Il est le chef d’orchestre et garant de la bonne marche du projet (planning, budget, attribution des ressources, satisfaction du client, etc.).
• Le business analyst ou product owner : Il est directement en contact avec les futurs utilisateurs. Il s’occupe d’analyser le besoin, détaille les futures fonctionnalités, réalise les maquettes et complète le backlog du projet.
• L’architecte : Il s’agit d’un ingénieur qui est responsable de la conception technique globale de la solution.
• Le développeur : C’est également un ingénieur qui écrit du code informatique pour faire fonctionner le futur logiciel.
• Le UX specialist : Il s’agit d’un designer qui va assister le business analyst pour composer les maquettes afin que l’utilisation du logiciel soit la plus facile et fluide possible.
• Le designer : Il met la couche de peinture finale afin que le tout soit esthétique.

Quelles différences entre une application « Internet », « Intranet » et « Extranet » ?

Une application « Internet » est accessible au monde entier (BtoC, BtoB, e-commerce, web start-up, etc.). Une application « Extranet » est uniquement accessible aux collaborateurs de la société et à une sélection de tiers extérieurs à la société, ayant besoin d’avoir accès à l’application. Une application « Intranet » est accessible uniquement en interne (ou par les utilisateurs nomades de manière sécurisée).

Et après ? Quel avantage à long terme de mettre en place des logiciels pour gérer mon activité ?

L’utilisation à moyen ou long terme d’un logiciel vous permet de constituer une base de données très structurée de toutes les informations manipulées. Les bases de données de vos logiciels vous permettent d’envisager l’analyse et l’exploitation de toutes ces informations grâce à divers outils : business intelligence, data mining, big data, etc.

La business intelligence (ou BI) vous permet d’analyser l’historique de vos données en fonction de différentes dimensions (ex : le temps, les catégories de produits, provenance des clients, etc.) en regard de faits (nombre de ventes, chiffre d’affaires, etc.). Il est alors possible de produire automatiquement des tableaux de bord.

Le data mining ou fouille de données est une technique vous permettant de rechercher ou de vérifier dans vos données des corrélations entre les informations qui ne sont pas connues de l’entreprise. L’exemple le plus connu concerne une chaîne de supermarchés aux USA qui a pu déterminer que les clients qui achètent de la bière et des biscuits achètent aussi souvent… des couches-culottes ! Ce type d’information permet ainsi, par exemple, d’améliorer le placement des produits en rayon.

Le big data, concept très à la mode, concerne également l’analyse et l’exploitation des données, mais sur des volumes d’informations gigantesques (imaginez l’historique de toutes les transactions sur Amazon.com !). Il est alors impossible d’utiliser les outils classiques de business intelligence ou de data mining. Il faut recourir à des outils spécifiquement créés pour le big data, pour supporter le gros volume de données.

Quelle est la valeur ajoutée de Clever Net Systems sur ce marché en Suisse romande ?

Notre société est experte dans le conseil et la réalisation de logiciels sur-mesure pour des acteurs locaux de Suisse romande.

Nous avons de nombreuses références pour lesquelles nous avons réalisé des projets ambitieux :

• La Fondation des Parkings de Genève : Nous avons déployé en août 2016 la première « base de données centralisée » qui centralise en temps réel tous les droits de stationnements (horodateurs, macarons, PayByPhone, etc.). Le pilote de système d’assistance au contrôle ScanCar a ainsi été testé sur les routes genevoises à partir du mois d’octobre dernier.
• L’agence Altiplano Voyage (Carouge et Annecy) : Nous avons modernisé leur Espace Clients, leur permettant ainsi de gérer les clients, les projets de voyages et les paiements associés de manière sécurisée. Depuis sa mise en ligne en août 2016, ce système a déjà permis d’encaisser plusieurs centaines de paiements et est devenu un outil plébiscité par les clients de l’agence.
• Le réseau de salles de sport genevois Non Stop Gym : Non Stop Gym nous a confié l’industrialisation de la gestion du site web existant. Le site existant n’était pas directement administrable par les équipes marketing. Une migration vers le CMS WordPress (système permettant au client de gérer en autonomie le contenu de son site web) a alors été entreprise, ainsi que l’intégration d’une solution tierce de souscription et de paiement via PayPal pour les abonnements. De nombreuses améliorations ont ensuite été réalisées sur le site.

Nous disposons de collaborateurs hautement qualifiés pour mettre à votre service toutes les compétences requises : business analysts, ingénieurs, développeurs, ingénieurs système, webdesigners, consultants marketing, et bien d’autres.

Notre savoir-faire pluridisciplinaire vous garantit une robustesse et un déploiement optimaux. Nous sommes spécialisés dans le développement de logiciels mais aussi dans la maintenance d’infrastructures informatiques complexes. Nous sommes présents pour vous accompagner efficacement dans la définition et l’installation de votre logiciel.

Notre mission ? Optimiser vos process. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier, sans vous soucier des aspects techniques.